Protection des renseignements personnels

Portée

La présente politique s’applique aux renseignements personnels traités par Beautec Enr. dans le cadre de son site public, de ses communications, de ses services professionnels, de la gestion de la relation client, de la facturation et de l’administration de ses systèmes.

Renseignements que nous pouvons recueillir

Beautec limite la collecte aux renseignements nécessaires aux fins déterminées. Selon la nature de vos échanges avec nous, les renseignements traités peuvent notamment comprendre :

• votre nom et vos coordonnées, comme votre adresse courriel et votre numéro de téléphone;
• le contenu des courriels, demandes, documents ou autres communications que vous nous transmettez;
• les messages vocaux que vous choisissez de laisser;
• les renseignements nécessaires à l’analyse, à la préparation ou à l’exécution d’un mandat;
• les renseignements liés à la facturation et, lorsqu’ils sont applicables, aux transactions;
• des renseignements techniques générés par l’infrastructure du site, comme une adresse IP, des journaux de requêtes ou des renseignements sur le navigateur ou l’appareil, lorsqu’ils sont consignés pour l’exploitation ou la sécurité.

Pourquoi nous utilisons ces renseignements

Beautec utilise les renseignements personnels uniquement pour des fins liées à ses activités et aux services demandés, notamment pour :

• répondre aux demandes de renseignements et communiquer avec vous;
• analyser un besoin et préparer une estimation, une proposition ou un devis;
• fournir, administrer et soutenir les services convenus;
• gérer la relation client, la facturation et les paiements;
• exploiter, sécuriser, diagnostiquer et améliorer la fiabilité de ses systèmes;
• respecter ses obligations légales, réglementaires et contractuelles.

Moyens de collecte

Les renseignements peuvent être recueillis directement auprès de vous, notamment par courriel, téléphone ou boîte vocale, au moyen de documents que vous transmettez, dans le cadre des échanges liés à un mandat ou à la facturation, ou par l’intermédiaire de services technologiques utilisés par Beautec. Des données techniques peuvent aussi être générées automatiquement par l’infrastructure Web pour assurer le fonctionnement et la sécurité du site.

Site public, témoins et analytique

La version actuelle du site public de Beautec n’est pas configurée par Beautec pour utiliser des outils publicitaires ou d’analytique comportementale. L’infrastructure Web peut néanmoins traiter des données techniques ou utiliser des mécanismes strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à la livraison du site. Si Beautec ajoute ultérieurement une technologie d’analytique, de profilage ou de publicité, la présente politique et les mécanismes de consentement applicables seront réévalués.

Fournisseurs de services

Beautec peut recourir à des fournisseurs technologiques lorsque cela est nécessaire à ses activités. Selon le service utilisé, ces fournisseurs peuvent appartenir notamment aux catégories suivantes :

• hébergement, infrastructure, réseau et sécurité;
• courriel et communications électroniques;
• téléphonie et messagerie vocale;
• facturation, paiement et gestion de la relation client;
• sauvegarde, stockage et outils techniques nécessaires à la prestation des services.

L’accès d’un fournisseur aux renseignements personnels doit être limité à ce qui est nécessaire à la prestation concernée, sous réserve des obligations légales applicables.

Traitement à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs technologiques peuvent exploiter des infrastructures situées à l’extérieur du Québec. Selon le service utilisé, des renseignements personnels peuvent donc être communiqués ou traités à l’extérieur du Québec. Lorsque la loi l’exige, Beautec effectue l’évaluation applicable avant une telle communication et met en place les mesures de protection requises.

Conservation et destruction

Beautec conserve les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou utilisés, ou pendant toute période supplémentaire exigée par la loi. Lorsque les fins sont accomplies et qu’aucune obligation de conservation ne s’applique, les renseignements sont détruits de manière appropriée ou anonymisés lorsque la loi le permet et que Beautec souhaite les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

Sécurité

Beautec applique des mesures de sécurité adaptées au contexte et à la sensibilité des renseignements. Ces mesures peuvent notamment comprendre des contrôles d’accès, l’authentification, des sauvegardes, la journalisation, des mises à jour de sécurité et des méthodes de destruction appropriées. Aucune mesure technique ou organisationnelle ne peut toutefois garantir un risque nul.

Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander à Beautec de confirmer l’existence de renseignements personnels vous concernant, d’y avoir accès et de les faire rectifier lorsqu’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Lorsque le droit à la portabilité s’applique, vous pouvez également demander la communication de certains renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Retrait du consentement

Lorsque l’utilisation ou la communication de renseignements personnels repose sur votre consentement et que la loi permet son retrait, vous pouvez retirer ce consentement en communiquant avec Beautec. Des obligations légales ou contractuelles peuvent toutefois exiger que certains renseignements continuent d’être conservés ou traités. Beautec vous informera des conséquences pertinentes du retrait lorsque cela s’applique.

Rôles et responsabilités

Le responsable de la protection des renseignements personnels approuve et supervise les politiques et pratiques de Beautec en matière de protection des renseignements personnels. Il reçoit notamment les demandes d’accès ou de rectification et les plaintes, participe au traitement des incidents de confidentialité et veille à l’application des mesures de gouvernance pertinentes. Toute personne autorisée à accéder à des renseignements personnels dans le cadre des activités de Beautec doit limiter cet accès et leur utilisation à ce qui est nécessaire à ses fonctions et respecter les mesures de protection applicables.

Plaintes concernant la protection des renseignements personnels

Toute question ou plainte concernant les pratiques de Beautec en matière de protection des renseignements personnels peut être transmise par écrit au responsable indiqué ci-dessous. La plainte devrait décrire la préoccupation et fournir les renseignements raisonnablement nécessaires à son examen. Le responsable examine la situation, peut demander des renseignements supplémentaires, effectue les vérifications pertinentes et détermine, lorsqu’il y a lieu, les mesures correctives appropriées. Aucun processus interne de Beautec n’a pour effet de limiter un droit ou un recours prévu par la loi.

Modifications de la politique

Beautec peut modifier la présente politique afin de refléter l’évolution de ses pratiques, de ses services ou des exigences applicables. La date de dernière mise à jour est indiquée au haut de la page. Lorsqu’un avis particulier est requis par la loi à la suite d’une modification, Beautec fournit cet avis par un moyen approprié.